外贸企业在开具发票时应遵循以下步骤和注意事项：

货物出库或服务完成登记

确保收支平衡，这是开具发票的基础。

开具发票

根据订单和客户要求开具增值税专用发票或商业发票。

确保发票信息准确，包括货物或服务名称、数量、单价、金额等。

发票类型选择

可以开具商业发票、通用机打发票、防伪税控普通发票或增值税电子普通发票。

对于适用增值税退（免）税政策的业务，“税率”栏应选择“0%”。

适用增值税免税政策的业务，“税率”栏应选择“免税”。

适用增值税征税政策的业务，选择相应的征税税率，并按规定申报、缴纳增值税。

税务申报

在开具发票后，需向市地税局提交税款申报表，并收到相应的税款和收据。

对于出口货物劳务及适用增值税零税率应税服务，可以选择开具增值税电子普通发票。

发票红冲

如遇需要更正的发票，可通过开具红字发票的方式进行红冲。

出口退税

办理出口货物退（免）税认定，使用国税局出口退税申报软件确认出口销售收入。

在货物实际出口并取得提单后，确认销售收入，并及时进行退（免）税申报。

发票邮寄或电子交付

将发票寄往对方或通过电子方式交付，确保对方妥善签收。

注意事项

确保发票内容与报关单等单证内容一致。

在开具出口退税发票时，备注栏应注明出口业务的详细信息。

请根据当地税务机关的具体要求和流程进行操作，并确保遵循最新的税法规定。