外贸企业在开具发票时，应遵循以下步骤和注意事项：

步骤

货物出库或服务完成登记

确保货物出库或服务完成的情况被准确登记，这是开具发票的基础。

选择发票类型

根据业务需要，可以选择开具商业发票（Commercial Invoice）、通用机打发票或防伪税控普通发票。

使用开票软件

打开开票软件，输入账户信息，进入开票系统界面。

填写发票信息

根据实际情况填写发票信息，包括商品名称、数量、单价、总金额等。

打印和邮寄发票

打印发票并邮寄给对方，确保发票被妥善签收。

注意事项

发票内容与报关单一致：

确保发票内容与报关单等单证上的内容保持一致，特别是购买方名称、数量、单位、金额等信息。

填写正确的税率：

根据适用的税收政策，选择正确的税率，并在“税率”栏中填写。

使用人民币开具：

发票应以本位币（人民币）开具。

填写合同号和贸易方式：

在备注栏中填写合同号、贸易方式、成交方式、原币金额、原币币种及适用汇率等信息。

计量单位一致：

确保发票与报关单的计量单位名称保持一致。

发票商品名称与报关单一致：

商品名称应与报关单的商品名称相匹配，避免使用简称或符号。

发票打印：

打印时，税率栏为“*”，税额栏为空。

电子发票：

对于适用增值税退（免）税政策和增值税零税率应税服务的出口货物劳务及服务，应选择“0%”税率。

免税政策：

对于适用增值税免税政策的出口货物劳务及服务，应选择“免税”税率。

征税政策：

对于适用增值税征税政策的出口货物劳务及服务，应选择适用的征税税率，并按规定申报和缴纳增值税。

请根据上述步骤和注意事项，结合实际情况，正确开具发票。