贸易公司在管理合同时，应遵循以下原则和流程：

合同制作与领取

合同范本统一：由公司行政办公室统一制作并印刷合同范本。

合同领取：员工需要向部门负责人申请，由行政办公室统一发放合同。

合同管理原则

签订合同：发生业务必须与客户签订合同或合作协议。

合同编号：业务合同必须按照公司统一编号规则进行编号。

合同盖章审查：盖合同章前需经过部门经理和法律部审查。

业务审查

合同内容审查：由各部门总经理业务助理以上管理人员对合同内容进行审查。

合同管理流程

合同文本草案：

由业务经办人提出或起草。

审核：

由业务主管经理、法律顾问或法务主管审核。

确认：

法定代表人或授权负责人确认合同文本。

签署：

确认后的合同文本由业务经办人或公司领导签署。

执行与存档：

已签署的合同由合同管理人员存档，业务经办部门和经办人根据已生效的合同执行业务。

注意事项

签订书面合同：非即时结清合同应以书面形式订立，明确权利义务和作为纠纷证据。

合同条款明确：确保合同条款明确、详细。

签约主体资格审查：对签约方进行详细的主体资格审查，包括营业执照、法定代表人信息、业务员身份及授权等。

合同管理制度

归档管理：由法律事务机构全面统一管理合同。

分类管理：对不同类型的合同实施专项管理制度。

授权委托：制定合同授权委托制度。

审查制度：建立合同审查制度，确保合同内容合法合规。

劳动合同管理

签订劳动合同：所有员工必须与公司签订劳动合同，不同类型员工合同不同。

合同管理办法

规范经营：规范公司贸易合同管理，防范与控制合同风险，维护公司合法权益。

遵循上述原则和流程，贸易公司可以有效地管理合同，确保合同的有效履行，并保护公司的合法权益。