培训学校在催学费时，可以采取以下步骤和技巧：

催费前的准备工作

熟悉学生情况：

学习进度：了解学生在机构的学习进程，包括已完成的课程、正在进行的课程模块以及后续的课程安排。

学习效果：通过课堂表现、作业完成质量、考试成绩等评估学习效果。对于成绩有明显提升的学生，可以此为亮点进行催费沟通；对于效果不佳的学生，要分析原因并准备好解决方案。

剩余课时：精确统计学生剩余的课时数，根据课程安排和学习频率，预估剩余课时可维持的学习时长，从而确定催费的紧迫性。

了解家长关注点：

沟通记录回顾：查看与家长过往的沟通记录，包括面谈、电话、微信聊天等内容，了解家长对学生学习的期望、关注点以及对机构服务的反馈。

特殊需求分析：关注家长提出的特殊需求，如是否希望增加特定科目的辅导、对教师的特殊要求等，以便在催费沟通中回应这些需求。

催费沟通的方式和技巧

电话沟通：

适用场景：适用于需要及时传达催费信息、与家长进行快速互动的情况。例如，当距离课程续费时间较近，或者学生因课时不足即将影响学习计划时。

沟通要点：

在电话接通时，先礼貌地问候家长，简单介绍自己。

通话过程中，语气要热情、亲切，语速适中。

例如：“您好，请问是XX同学的家长吗？我是XX培训机构的学习管理师XX，今天跟您沟通一下孩子的学习情况和续费事宜。”

微信沟通：

适用场景：适合发送详细的文字和数据资料，如学生的学习报告、费用明细、课程安排等。

沟通要点：

微信沟通可以更加详细地展示学生的学习情况和费用明细，家长可以一目了然地了解续费的具体内容。

可以通过发送一些学习进步的照片、视频或者学生的感谢信等，增加沟通的情感共鸣，提高催费的成功率。

其他辅助措施

发送正式催费通知：

可以通过邮件或短信的方式，向家长发送正式的催费通知，明确提醒家长续费的时间、金额以及续费的重要性。

提供优惠措施：

可以根据家长的需求和学生的实际情况，提供一些优惠措施，如延长课程时长、赠送额外课程等，以吸引家长续费。

持续跟进：

在催费过程中，要持续跟进家长的反应和反馈，及时解决家长的疑虑和问题，确保催费过程顺畅。

通过以上步骤和技巧，培训学校可以更有效地催收学费，同时也能提升家长对机构的满意度和信任度。