推荐信通常在以下情况下需要准备：

工作申请 ：当您跳槽到另一个单位应聘职位时，推荐信可以证明您的资历和工作能力。

留学申请 ：对于申请国外研究生院，推荐信是必需的，通常需要两到三封。推荐信最好在申请截止日期前至少2个月开始索要，以确保有足够的时间准备。

奖学金申请 ：推荐信可以作为个人技能和特点的证明，在申请奖学金时可能需要。

特殊项目或职位 ：在某些特殊情况下，如临时推荐技术人员到特定岗位，也需要推荐信。

大学申请 ：推荐信是大学申请过程的一部分，通常需要在大学申请的第一次截止日期前3-6个月开始联系推荐人。

具体时间安排建议：

提前准备 ：推荐信应至少提前两个月开始准备，以便推荐人有足够的时间了解学生，撰写出有深度和针对性的推荐信。

联系推荐人 ：在申请日期前至少两个月联系推荐人，以确保有足够的时间撰写和提交推荐信。

提交时间 ：注意不同学校对推荐信提交时间的不同要求，有的学校可能允许推荐信延迟提交，但这种情况需要提前与学校确认。

特殊情况下的建议：

申请季 ：由于教授可能很忙，建议提前至少三个月联系推荐人，以免因时间紧迫而影响推荐信的完成。

成绩发布后 ：如果刚结束的学期成绩出来之后，您拿分不错并且教授对您印象比较深，建议趁热打铁赶紧预定一份推荐信。

其他注意事项：

推荐信有效期 ：原则上推荐信没有有效期限制，但为了确保其有效性，建议使用当年或半年以内的推荐信。过期的推荐信可能会被要求重新提供。

明确沟通 ：在准备推荐信的过程中，务必与推荐人明确沟通，包括推荐信的内容、提交时间等，以确保推荐信能够按时、高质量地完成。

综上所述，推荐信的准备和提交时间应根据具体情况进行安排，以确保其能够有效地支持您的申请。