备用金是资产类科目，借方登记增加数，贷方登记减少数，余额表示库存的备用金数额，并按照领用单位或个人设明细分类账户核算。企业拨付的备用金，根据管理需要，可以采用一次性备用金或定额备用金制度，在“其他应收款——备用金”明细账户中进行核算。
备用金会计分录
1、拨付备用金时：
借：其他应收款——备用金
贷：银行存款
2、核准备用金的花费时：
借：管理费用
贷：其他应收款——备用金
3、期末收回备用金时：
借：银行存款
贷：其他应收款——备用金
其他应收款的主要内容包括：
1、应收的各种赔款、罚款，如因企业财产等遭受意外损失而向有关保险公司收取的赔款等;
2、应收的出租包装物租金;
3、应向职工收取的各种垫付款项，如为职工垫付的水电费、应由职工负担的医药费;
4、存出保证金，如租入包装物支付的押金;
5、其他各种应收、暂付款项。
备用金的借支管理
(1)由企业各部门填制“备用金借款单”，一方面财务部门应管理需要核定各零星开支，另一方面则凭此单据支给现金。
(2)各部门零星备用空一般不得超过规定数额，若遇特殊情况，应由管理部门经理核准。
(3)各部门借支零星备用金时，应将取得的正式发票定期送到备用金管理人员(出纳人员)手中，冲转借支款或补充备用全。
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