系统办文员是指负责处理和管理公司或组织内部文件、资料和文档的员工。其主要职责包括：

文件管理：

收集、整理、归档和维护文件资料；处理来自上级领导或其他部门的文件、函件和报告；筹备会议材料，记录会议纪要和决议；协助领导进行文件的起草、修改和审核工作；负责公司公文的发布和传递；保管机密文件，确保信息安全。

系统维护：

负责系统的日常操作、监控以及问题解决；对系统进行定期的更新和优化，以提高系统的运行效率和安全性；确保文件的准确性和完整性，并提供及时的文件查询服务。

行政事务：

处理日常行政事务，如办公用品的采购和库存管理；接待来访者；负责办公室的清洁卫生；完成上级主管交办的其它工作。

保密管理：

确保敏感信息的安全，防止未经授权的访问和泄露。

会议管理：

负责会议的筹备工作，包括会议室的预定、会议通知的发送以及会议纪要的撰写等。

信息录入与追踪：

管理系统后台，进行信息录入和信息追踪。

沟通与协调：

具备良好的写作能力、沟通能力和相互协作能力，能够与其他部门有效沟通和协调工作。

系统办文员的工作需要具备细心、耐心和高度的责任心，以确保所有文件和信息的安全、准确和及时传递。此外，他们还需要具备一定的计算机操作能力和系统维护知识，以应对现代化的办公环境。