国外留学使用邮件的原因主要有以下几点：

正式性和专业性：

邮件沟通在学术和职业环境中被视为一种正式且专业的沟通方式。它能够体现出你的专业性，并且在申请过程中，一封格式正确、内容专业的邮件会给招生官留下良好的第一印象。

便捷性：

邮件可以通过互联网快速发送和接收，不受地理位置的限制。这对于需要与远方的教授、导师或学校行政部门沟通的留学生来说非常便捷。

记录和追踪：

邮件可以作为沟通记录，方便学生随时查阅和整理。这对于需要跟进申请进度、请假申请、成绩查询等事务非常有用。

安全性：

相比其他即时通讯工具，邮件通信相对更安全，不易受到黑客攻击或信息泄露的威胁。此外，使用学校提供的邮箱服务可以确保邮件能够顺利到达目标收件人。

正式场合：

在申请学校、提交作业、安排会议等正式场合，邮件是一种必要的沟通工具。它能够确保信息的准确传达，并且可以作为正式记录保存。

跨文化沟通：

邮件沟通有助于留学生适应不同文化背景下的沟通方式。它提供了一种相对正式且可以控制语速和内容的沟通环境，有助于避免因文化差异造成的误解。

学校通知：

许多学校会通过邮件发送各种通知，如课程安排、活动通知、行政事务等。留学生需要定期检查邮箱，以免错过重要信息。

综上所述，邮件在国外留学中是一种非常重要且实用的沟通工具，它不仅能够帮助留学生保持与学校、教授和同学的联系，还能在申请过程中发挥关键作用。因此，掌握正确的邮件写作技巧和礼仪对于留学生来说非常必要。