在日本留学时合租宿舍的步骤如下：

了解住宿习惯和规定

日本的住宿习惯要求严格，尤其是对于合租房屋。了解并遵守这些规定是非常重要的。例如，未经房东同意，不要擅自留宿他人，也不要借住别人的房子。

寻找合租伙伴

可以通过学校相关负责人、学长学姐或朋友介绍来寻找合租伙伴。此外，也可以考虑通过留学生援助服务机构或国内、日本的代理商、中介来寻找合适的室友。

选择合适的房源

通过学校：学校提供的宿舍通常比较便宜，可以选择2人或3人、4人一起住，平摊房费。

中介机构：可以通过当地的租房中介机构寻找合适的房源，提前了解当地租房价格，避免踩坑。

网络资源：利用房屋租赁网站或学校的留学生服务中心等渠道寻找房源，注意查看房源的地理位置、交通便利性、周边设施等因素。

准备相关材料

在签订租赁合同之前，需要准备一些相关的材料，如护照复印件、学生身份证明、银行存款证明等。这些材料可能会在租房过程中被要求提供。

签订租赁合同

在确定了合适的房源后，需要与房东或中介机构签订租赁合同。在签订合同前，务必仔细阅读合同内容，了解租金、押金、维修责任等条款，并确保合同内容清晰明确。

搬入及验收

在搬入新的住所之前，务必与房东进行房屋的验收，并记录下房屋内的现状，以便日后维护自己的权益。

遵守法律法规和合同规定

在日本租房期间，需要遵守当地的法律法规和租赁合同的规定。同时，要尊重邻居的生活习惯，保持良好的居住环境。

建议

提前规划：提前一个半月开始找房，确保有足够的时间来选择和准备。

沟通：与合租伙伴和房东保持良好的沟通，确保生活习惯和需求能够得到满足。

仔细检查：在搬入前仔细检查房屋状况，避免搬入后出现不必要的纠纷。

通过以上步骤，你可以更顺利地找到合适的合租宿舍，并在日本开始愉快的留学生活。