研究生调档函的办理流程如下：

确认调档函信息 ：

在研究生拟录取结果出来后，录取院校会寄送调档函给考生。考生需确认档案所在地是否与考研报名时在研招网系统中所填报的地址一致。如果不一致，需要及时联系院校进行更改。

准备调档材料 ：

确认调档函抬头后，院校会将考生调档函寄出。收到调档函后，需要确认调档函上的抬头是否正确，并确认档案寄送截止时间。对于应届生，调档函直接交给学校，由学校统一调档。对于非应届生，需要自己前去提取档案。

提取档案 ：

非应届生持函提取档案，需要携带个人身份证件，档案提取地点即为档案存放地点。将函件交给档案存放地工作人员，后续按照工作人员要求填写相关信息，办理手续即可。

填写调档函 ：

填写调档函时，需包括申请人信息（姓名、性别、身份证号码、联系电话等）、调档信息（调档学校、专业、学号、入学时间、毕业时间等）、申请理由（简要说明为什么需要调档，例如转学、升学、就业等）以及代理人信息（如有）。最后，附上相关证明材料（如身份证明、学籍证明、成绩单等），并加盖公章和负责人签字。

提交调档函 ：

将填好的调档函和相关证明材料一并提交给原学院，并在调档函上加盖原学院的公章和负责人签字。不同学校对研究生调档函的具体要求可能略有不同，因此在填写前最好先了解所在学校的具体规定。

确认档案到达 ：

档案一般通过机要通道进行公对公转递，个人不得私自携带档案。确认档案到达新学校后，及时与新学校联系确认。

注意事项 ：

调档函的发送和档案的转递通常有时间限制，务必在截止日期前完成。确保所有步骤和材料都按照新学校的要求准备和提交。

通过以上步骤，研究生可以顺利完成调档函的办理和档案的调动。建议在办理过程中保持与录取院校的沟通，确保每一步都符合要求，以避免延误。