学校给学生发函的步骤如下：

确定发函目的

明确发函的原因和目的，如交流合作、申请事项、邀请参加活动等。

准备函件内容

根据发函目的，撰写函件正文，包括发函单位、收函单位、发函日期、主题等。正文内容要简洁明了，条理清晰，表达清楚发函意愿和目的。

拟定函件格式

函件一般包括：函首、正文、落款、日期等部分。

函首包括发函单位和收函单位名称、函件编号等。

落款包括发函单位负责人签名、单位盖章等。

日期为发函具体日期。

发送函件

可以选择将函件通过邮寄、电子邮件、传真等方式发送给收函单位。在发送过程中，要确保函件内容不泄露，确保收函单位收到函件。

等待回复

发函单位在发送函件后，应等待收函单位回复。如收函单位在规定时间内未回复，可以适时进行电话沟通或再次发送函件。

收函单位回复

收函单位收到函件后，应对函件内容进行研究，给出回复意见。回复意见应明确、具体，针对发函单位提出的问题或请求给出明确答复。

反馈给发函单位

收函单位将回复意见通过函件、电子邮件、电话等方式反馈给发函单位。发函单位收到回复后，可以根据回复意见进行下一步工作。

示例函件格式

信头：

XXX 大学

文号： XXX-XXXX-XXXXX

日期： XXXX 年 XX 月 XX 日

称呼：

尊敬的 XXX 先生/女士：

正文：

我校将于 XX 月 XX 日举行 XXXX 活动，届时将有来自全国各地的专家学者参加。为了保证活动的顺利进行，我校需要您的支持和配合。希望您能在活动期间提供必要的协助，谢谢!

落款：

此致

敬礼!

XXX 大学

发函单位负责人签名： __________

日期： XXXX 年 XX 月 XX 日

通过以上步骤和示例格式，您可以撰写一份正式、规范的学校发函。