学校活动发函的格式和步骤如下：

标题

发函单位名称 + 事由 + 受函单位名称 + 文种（函）。例如：“XX学校关于举办XX活动的函”。

行文对象

受函单位名称（顶格写在事由之下，后面加冒号）。例如：“尊敬的XX班级/XX社团成员”。

正文

发函因由：简要说明发函的目的和背景。例如：“为了加强家校联系，增进学校、教师、家长之间的沟通与了解，我们特此举办家长开放周活动。”

发函事项：详细阐述具体的事项或请求，包括活动安排、课程调整、考试安排等。例如：“活动将于XX年XX月XX日在学校礼堂举行，届时将有精彩的文艺表演和互动环节，诚挚邀请各位家长光临指导。”

结语

可以使用“敬请光临”、“期待您的参与”等礼貌用语。例如：“期待各位家长的光临，共同见证孩子们的成长与进步。”

落款

署上发函人的姓名和职位，如“XX学校教务处”、“XX学校学生工作处”等。

如果需要，也可以加上学校的名称和地址。例如：“XX学校（地址）”。

日期

写上发函的日期，以便受函单位了解发函的时间背景。例如：“XX年XX月XX日”。

示例

邀请函

尊敬的XX班级同学：

您好!

为了增进学校、教师、家长之间的沟通与了解，共建“以社会为平台、以学校为重点、以家庭为基础”的三位一体的教育环境，扎实推进素质教育，我校定于XX年XX月XX日举办“家长开放周”活动。届时，我们将邀请各位家长走进课堂，亲身体验课堂教学氛围，与教师面对面交流，共同探讨教育教学方法，听取对学校教育教学的意见和建议。

活动安排如下：

XX月XX日上午9:00-12:00：家长观摩课

XX月XX日下午2:00-4:00：家长座谈会

我们诚挚邀请各位家长踊跃参加，共同见证孩子们的成长与进步。如有任何疑问或建议，请随时与班主任联系。

期待您的光临!

XX学校教务处

XX年XX月XX日

通过以上步骤和示例，您可以撰写一份正式、清晰且专业的学校活动发函。希望这对您有所帮助!