给学校发函的步骤如下：

确定发函目的

明确发函的原因和目的，如交流合作、申请事项、邀请参加活动等。

准备函件内容

根据发函目的，撰写函件正文，包括发函单位、收函单位、发函日期、主题等。正文内容要简洁明了，条理清晰，表达清楚发函意愿和目的。

拟定函件格式

函件一般包括：函首、正文、落款、日期等部分。

函首包括发函单位和收函单位名称、函件编号等。

落款包括发函单位负责人签名、单位盖章等。

日期为发函具体日期。

选择发送方式

可以选择将函件通过邮寄、电子邮件、传真等方式发送给收函单位。

在发送过程中，要确保函件内容不泄露，确保收函单位收到函件。

等待回复

发函单位在发送函件后，应等待收函单位回复。如收函单位在规定时间内未回复，可以适时进行电话沟通或再次发送函件。

收函单位回复

收函单位收到函件后，应对函件内容进行研究，给出回复意见。回复意见应明确、具体，针对发函单位提出的问题或请求给出明确答复。

反馈给发函单位

收函单位将回复意见通过函件、电子邮件、电话等方式反馈给发函单位。发函单位收到回复后，可以根据回复意见进行下一步工作。

示例函件格式

标题：

例如：“关于XX事项的函”

行文对象：

例如：“XX学校校长办公室”

正文：

例如：“尊敬的XX学校校长：

您好!我是XX单位的负责人XXX，特此致函贵校，希望能就XX事项与贵校进行进一步的沟通与合作。

具体事项如下：

1. 事项一

2. 事项二

期待贵校的回复，并希望能尽快安排会面或电话沟通。

此致

敬礼!

XX单位负责人

XXX

XX年XX月XX日”

落款：

例如：“XX单位”

例如：“XXX（签名）”

日期：

例如：“XX年XX月XX日”

发送方式选择

邮寄：适用于正式文件，确保函件安全送达。

电子邮件：适用于快速、便捷的沟通，确保函件及时送达并便于存档。

传真：适用于紧急情况下，确保函件迅速传达。

注意事项

邮件主题：应简短明了，能够概括邮件内容或目的，如有紧急事项，可以使用“urgent: [问题简述]”等短语。

称呼：使用适当的称呼，如“Dear Mr./Ms. [姓氏]”或“Dear Sir/Madam, ”，如果不知道具体姓名，可以使用“To Whom It May Concern, ”。

结束语：使用“Thank you”和“Looking forward to your reply”等礼貌用语。

签名：以“Yours sincerely, ”或“Best Regards, ”等结束语结束邮件，并签上你的全名。

通过以上步骤和注意事项，可以确保给学校发函的正式性、专业性和有效性。