学校发函的步骤和格式如下：

确定发函目的

明确发函的原因和目的，如交流合作、申请事项、邀请参加活动等。

准备函件内容

根据发函目的，撰写函件正文，包括发函单位、收函单位、发函日期、主题等。正文内容要简洁明了，条理清晰，表达清楚发函意愿和目的。

拟定函件格式

函件一般包括：函首、正文、落款、日期等部分。

函首包括发函单位和收函单位名称、函件编号等。

落款包括发函单位负责人签名、单位盖章等。

日期为发函具体日期。

撰写函件

称呼：根据对象不同，使用“亲爱的同学们”、“尊敬的XX班同学”、“尊敬的XX单位负责人”等。

问候语：简单问候，如“大家好”、“祝各位同学学业进步”等。

正文：

通知或公告：明确说明发函的目的和内容，如学校活动安排、课程调整、考试安排等。

表扬或鼓励：对学生的优秀表现给予表扬，或鼓励学生继续努力。

通知或提醒：提醒学生注意某些事项，如安全、纪律、作业提交等。

询问或征求意见：向学生询问意见或建议，或邀请学生参与某些活动。

祝语：使用“祝学业有成”、“身体健康”等祝福语。

署名：署上发函人的姓名和职位，如“教务处”、“学生工作处”等。如果需要，也可以加上学校的名称和地址。

日期：写上发函的日期，以便学生了解发函的时间背景。

发送函件

选择将函件通过邮寄、电子邮件、传真等方式发送给收函单位。在发送过程中，要确保函件内容不泄露，确保收函单位收到函件。

等待回复

发函单位在发送函件后，应等待收函单位回复。如收函单位在规定时间内未回复，可以适时进行电话沟通或再次发送函件。

收函单位回复

收函单位收到函件后，应对函件内容进行研究，给出回复意见。回复意见应明确、具体，针对发函单位提出的问题或请求给出明确答复。

反馈给发函单位

收函单位将回复意见通过函件、电子邮件、电话等方式反馈给发函单位。发函单位收到回复后，可以根据回复意见进行下一步工作。

学校发函模板

标题：

发函单位名称 + 事由 + 受函单位名称 + 文种（函）

行文对象：

受函单位名称（顶格写在事由之下，后面加冒号）

正文：

发函因由：简要说明发函的目的和背景。

发函事项：详细阐述具体的事项或请求，包括合作意向、学术研讨、学生交流等。

结语：

落款：

发函单位名称、负责人签名、单位盖章

日期：

发函具体日期

通过以上步骤和模板，学校可以确保发函的正式性、清晰性和专业性，从而有效地传达信息并达到预期目的。