跟单文员是指在企业运作过程中，以客户订单为依据，跟踪产品，跟踪服务运作流向的专职人员。

因公司、单位性质不同，跟单文员有不同工作安排。一、印刷厂跟单文员主要工作内容如下：

1、跟单员接听电话，并传达客户要求；

2、客户打电话下单，不明白的，要求对方传真或叫送货人员去厂家拿版；

3、客户下单是旧版，开生产工程单送至版房，如果是新版要问清楚工艺，报价才开单做货。工单上要填写清楚，并注明所用材料和各种工艺要求；

4、送货员拿回的样板表达不清楚的，跟单员要打回电话给厂方，问清楚才开生产工单；

5、每张工程单，要用夹板夹好，原版用样板袋装好跟工程单一起走；

6、跟单人员要认真核对，确认无误后签名拿到版房，自己不能肯定是否正确的，要问清楚或传真给客户确认；

7、跟单人员每天要跟踪订单进度，要做到随问随知，注意每批货的生产情况，做到合理安排每道工序的先后次序，并填写生产进度表；

8、客户打电话催货要有明确、准确的回不能说得模棱两可，并把急单及时传达到相关部门，在预定货期里及时将货品送达；

9、客户打样件，按原版介好，用信封袋装好交给业务员或客户，并自己留下一套，用文件夹贴好，以备下单之用；

10、完工后的工程单、传真单、要分厂存放好，一个月整理一次，新产品留版分类存放好；11、完工的产品，包装员根据生产工单的数量包装，跟单员点清数量，开送货单送货，并追回送货单；12、每个月月终检查有无漏单或未签回单，并分类计算好交财务；13、如有电话找某人，而当事人不在时，不能帮忙解决的问题时，要将对方的姓名、厂名、电话、记录下来，以便当事人回来时复电；14、完成领导交办其它的工作内容。

二、印刷厂跟单文员工作流程如下：

1、出口货物跟单（外贸业务跟进）了解基本外贸知识（谈判，报价，接单，签合同等）；

2、物料采购跟单（业务跟进）懂营销，懂产品（物料，性能，使用，保养）；

3、生产过程跟单（生产进度跟进）懂生产，懂管理，懂沟通；

4、货物运输跟单（出货跟进）货物运输知识，（运输工具，方法，配柜）及了解报关知识；

5、客户联络跟踪（客户接待）了解对客户的管理，懂国际礼仪知识。

三、印刷厂跟单文员岗位要求如下：

1、大学以上学历，行政管理或相关工作经验者优先；

2、有较好的沟通表达能力及服务意识，具有2及以上行政助理的工作经验者优先；

3、工作有条理，细致、认真、有责任心，办事严谨；

4、熟练电脑操作及Office办公软件，具备基本的网络知识；

5、熟悉办公室行政管理知识及工作流程，熟悉公文写作格式，具备基本商务信函写作能力；

6、具备较强的文字撰写能力和较强的沟通协调以及语言表达能力。