以下是办公室通常应该做的一些工作：

一、行政事务管理方面

文件与资料管理

收发与归档：

负责接收各类文件，包括上级来文、平级单位函件以及内部流转文件。例如，每天定时查看公司邮箱、邮政信箱，及时收取挂号信、快递等。

对收到的文件进行分类登记，标注日期、来源、主题等关键信息，然后按照既定的文件分类体系（如按部门、项目、年份等）进行归档保存，方便日后查询。

同时，将需要传阅的文件及时分发给相关人员，并跟踪文件的传阅进度，确保每个阅文人都能在规定时间内处理完毕。

文件起草与审核：

根据工作需要起草各类行政文件，如通知、报告、会议纪要等。起草过程中要确保语言准确、格式规范、内容完整。

在文件发布之前，对文件内容进行细致审核，检查是否存在语法错误、数据不一致、逻辑不清等问题。

会议组织与协调

会前准备：

确定会议的主题、目的、参会人员，并根据参会人数预订合适的会议室。

提前通知参会人员会议的时间、地点、议程等信息，可以通过邮件、电话或内部办公系统发送通知，并要求参会人员回复确认是否参加。

准备会议所需的材料，如会议文件、演示文稿、投影仪等设备，并在会议开始前将材料摆放整齐。

会中服务：

在会议期间负责会议签到，记录参会人员的出勤情况。

协助会议主持人维持会议秩序，如控制会议发言时间、提醒参会人员遵守会议纪律等。

做好会议记录，准确记录会议讨论的内容、决策结果、任务分配等重要信息。

会后跟进：

整理会议纪要，在会议结束后的规定时间内（通常为1 - 2个工作日）将会议纪要发送给参会人员和相关部门，确保各方对会议内容和决策有一致的理解。

根据会议任务分配情况，跟踪各项任务的进展情况，定期向相关领导汇报。

二、人员管理与协调方面

办公环境维护

空间管理：

合理规划办公室空间布局，根据部门人员数量和工作需求分配办公桌椅、文件柜等办公设备。

定期对办公室的空间利用情况进行评估，及时调整不合理之处，以提高空间利用率。

环境卫生：

安排日常的办公室清洁工作，包括地面清扫、桌面擦拭、垃圾清理等，确保办公环境整洁干净。

定期对办公室进行消毒，特别是在传染病高发季节，以保障员工的健康安全。

设备维护：

负责办公设备的日常管理，如电脑、打印机、复印机、传真机等。建立设备档案，记录设备的购买日期、维修情况等信息。

及时处理办公设备出现的故障，联系专业的维修人员进行维修，并在设备维修期间协调临时的替代设备，确保工作的正常开展。

员工沟通与协调

信息传递：

作为公司内部信息交流的枢纽，及时将公司的政策、制度、通知等信息传达给每一位员工，确保员工了解公司的最新动态。

收集员工的意见和建议，并将其反馈给相关部门或领导，为公司的决策提供参考依据。

团队协作促进：

组织开展各类团队建设活动，如部门聚餐、户外拓展等，增强员工之间的沟通与协作能力，提高团队凝聚力。

在部门之间出现工作衔接问题时，积极进行协调沟通，明确各部门的职责和工作流程，解决工作中的矛盾和冲突。

三、其他工作

访客接待

当有访客前来时，热情接待访客，询问来访事由，并联系被访人员。

在被访人员到来之前，引导访客到指定的接待区域等候，并提供茶水等基本服务。

对于重要的访客，可能需要协助安排会议室、准备相关资料等工作。

数据统计与报表工作

根据公司管理需求，收集、整理各类数据，如员工考勤数据、办公用品使用数据等。

对收集到的数据进行分析处理，制作成相应的报表，如月度办公用品消耗报表、员工出勤统计报表等，并按时提交给相关部门或领导。