中国古代文件工作机构在不同朝代有着明确的职能分工，以下是主要机构的梳理：

一、中央档案管理机构

天府（西周）
西周设立中央档案机构“天府”，负责保管国家重要文书档案，由“守藏史”管理。副本由太史寮中的太史、内史等官员保管。

尚书台（东汉）
东汉时尚书台成为主管文书档案的中枢机构，负责处理政务文书并归档。

秘书省（魏晋南北朝至隋唐）
魏晋南北朝时期设立秘书省，管理历朝档案；隋唐时期增设“史馆”，负责编修国史并保管档案。

架阁库（宋元明清）
宋代普遍设置“架阁库”，按文种、时序分类保管档案，创立“千文架阁法”。元、明、清沿用此制。

清档房/档房（清代）
清代中央和地方称档案机构为“清档房”，专职人员称“书吏”。

二、重要档案库房

皇史宬（明代）
明代专为收藏皇族档案建造，是中国古代档案库房的杰出代表。

后湖黄册库（明代）
专门收贮全国赋役档案，规模达667间，藏黄册153万余册，是中国古代最大档案库。

天禄阁、石渠阁（汉代）
汉代宫廷档案馆，存放秦朝律令、图籍，兼具学术研究功能。

甲库（唐代）
唐代人事档案库，存放官员履历、考评等“甲历”，为科举和任免提供依据。

三、辅助秘书机构

中书省（秦汉至明清）
秦汉设“尚书”管理文书，汉代发展为尚书台；魏晋后设中书省，负责起草诏令。

内阁（明代）
明代废除丞相后设内阁，作为皇帝顾问机构，参与机要文书处理。

军机处（清代）
雍正年间设立，总揽军政大权，成为实际执政机构，处理紧急军务和政务文书。

通政司（明代）
负责内外奏章的收发与传递，是中央总收文机构。

四、制度特点

归档制度：商周时期已形成，文书处理完毕需归档。

副本制度：西周起设正本与副本，分存不同机构。

修缮与鉴定：唐代起定期修复档案，明清完善销毁制度。

这些机构与制度体现了中国古代档案管理的系统性和延续性，为后世提供了重要参考。