会展工作组通常包含以下几个主要方面的内容：

一、策划组

展会规划

确定展会的主题、目标和定位。例如，对于一个汽车展会，主题可能是“创新汽车科技，畅享绿色出行”，目标是吸引国内外知名汽车品牌参展并促进汽车相关产品的交易。

规划展会的规模，包括展览面积、预计参展商数量和观众人数。像国际大型车展可能规划展览面积达数十万平方米，吸引数千家参展商和数十万观众。

日程安排

制定展会的整体日程，如布展日期、展览开放日期（包括每天的开放时间）、撤展日期等。以广交会为例，其展期较长，分多期进行，每期都有明确的布展、展览和撤展时间安排。

安排重要活动的时间，如开幕式、主题论坛、新品发布会等。例如在消费电子展上，会在展会期间的特定日期和时间安排各大品牌的新品发布会。

二、招商组

参展商招募

寻找目标参展商，通过多种渠道进行推广招商。如在行业杂志、网站上发布招商广告，在社交媒体平台上进行定向推广，还会主动联系行业协会、企业名录中的企业等。

向潜在参展商介绍展会的优势，如展会的知名度、观众质量、展位性价比等。例如向一家新兴的人工智能企业介绍某个科技展会有大量来自科研机构、投资机构和大型企业的专业观众，对其产品推广和技术交流有很大帮助。

观众组织

制定观众邀请计划，确定邀请对象范围，如行业专业人士、采购商、媒体记者等。对于一个家具展，会重点邀请室内设计师、家居卖场采购人员等。

通过电话营销、邮件邀请、社交媒体推广等方式吸引观众注册参观。一些大型展会还会与行业协会合作，组织专业观众团前来参观。

三、宣传组

媒体合作

与各类媒体建立合作关系，包括报纸、杂志、电视台、网站、社交媒体平台等。例如与行业知名媒体签订合作协议，在展会筹备和举办期间进行全方位报道。

向媒体提供新闻素材，如展会的亮点特色、参展商的重大消息等，以获取媒体的宣传报道。

宣传推广活动

制作并发布展会宣传资料，如海报、宣传单页、宣传视频等。在城市的公共场所、行业展会等地张贴海报，向目标受众发放宣传单页。

策划并执行线上线下的宣传活动，如线上抽奖、线下路演等，提高展会的知名度和关注度。

四、现场运营组

展位管理

负责展位的分配和布局规划，确保展位布局合理、交通流畅。在大型展会中，要根据参展商的规模、行业类别等因素合理安排展位位置。

处理展位相关的现场事务，如展位搭建的协调、展位设施的维护等。如果在展会期间发现某个展位的电力供应出现问题，要及时进行维修。

观众服务

在展会现场设置咨询台、服务台，为观众提供信息咨询、引导服务等。例如解答观众关于展位分布、活动安排的问题。

管理观众注册、入场验票等工作，确保观众有序入场。

五、后勤保障组

场地设施管理

负责展会场地的租赁、布置和维护。包括确保场地的电力、通讯、照明等设施正常运行，在展会结束后对场地进行清理和恢复原状。

提供展会所需的基础设施，如桌椅、垃圾桶等的摆放和管理。

安全保障

制定安全预案，确保展会期间的人员安全、展品安全和消防安全等。安排安保人员巡逻，设置消防设备并进行检查维护。

六、财务组

预算编制

制定展会的预算计划，包括场地租赁、宣传推广、人员工资、设备采购等各项费用。例如一个中型展会的预算可能在数百万元，需要详细列出各项开支的预计金额。

成本控制与财务管理

监控展会的各项费用支出，确保在预算范围内进行操作。对展会的收入（如参展商展位费、广告收入等）进行管理和核算。